Verwaltungsprozesse digitalisieren, transformieren, optimieren

Die deutschen Verwaltungen haben mittlerweile internationale Bekanntheit erlangt für ihre unnötig bürokratischen Prozesse, die so strikt nach den Buchstaben der ebenfalls unnötig komplexen Gesetze gehen, sodass Prozesse länger dauern und schnell sehr unübersichtlich werden.

Am Anfang steht die Digitalisierung aller Verwaltungsprozesse selbstverständlich unter Beachtung sinnvoller Cybersicherheitsmaßnahmen. Dieser Schritt bedarf keiner weiteren Begründung und wo noch nicht geschehen, ist dies schon lange überfällig. Es muss eine quartalsweise zu aktualisierende Übersicht darüber erstellt werden, wie weit die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse einer jeden Behörde in Rheinland-Pfalz vorangeschritten ist. Damit entsteht ein automatischer öffentlicher Druck bzw. Konkurrenzdruck untereinander die Digitalisierung schneller durchzuführen.

Dabei bieten sich zur Digitalisierung von Prozessen verschiedene Open-Source, sowie proprietäre „Low-Code“ Softwarelösungen an, die teilweise allgemein verfügbar sind und oder dediziert für die Verwaltung entwickelt wurden. „Low-Code“ oder „No-Code“ Softwarelösungen sind Plattformen mit der auf einfache Weise Nicht-Computerspezialisten, die jedoch den Prozess verstehen (Verwaltungsmitarbeiter), nach kurzer Schulung den Prozess selbst digitalisieren können. Dabei können die angebotenen Bausteine wiederverwendet werde und ähnlich zu bspw. „Google Forms“ können Formulare schnell und einfach digitalisiert werden.

Nach der Digitalisierung der Prozesse kann mit Maßnahmen des sogenannten „Process Minings“ der Ist-Zustand der Prozesse veranschaulicht werden. Dies geschieht mittels der Analyse der protokollierten einzelnen digitalen Vorgänge. Dabei wird klar, an welchen Stellen der Prozess stockt oder in welchen Fällen immer wieder Problemen und Umwegen auftreten. Insofern kann der Prozess optimiert und ein Benchmarking durchgeführt werden.

Das Benchmarking ist dann der nächste notwendige Schritt. Durch die Erfassung des Ist-Zustandes in jeder kommunalen Verwaltung, sowie Landesbehörden und -ministerien im vorherigen Schritt werden die Prozesse vergleichbar. Es wird so möglich Abweichungen vom vorgesehenen Prozess in einer Verwaltung zu entdecken bspw., wenn ein Prozess falsch verstanden wird. Schließlich können Vorbildverwaltungen hervorgehoben werden, die besonders effizient arbeiten und diese dienen den anderen Verwaltungen dann als Benchmark (Richtwert) zur jeweiligen Optimierung.

Zur Umsetzung der Maßnahme bietet sich eine Prozesstaskforce oder ein Center of Excellence innerhalb beispielsweise des Landesbetriebs Daten und Information (LDI) an, in dem Wissen gesammelt, externe Beratungen angedockt und einzelne Maßnahmen zur Etablierung bspw. von „Process Mining“ und „Low-Code“ Plattformen durchgeführt bzw. koordiniert werden können.